“Chi può definire per noi con precisione la differenza tra il lungo e il breve termine! Soprattutto ogni volta che i nostri affari sembrano essere in pericolo, siamo costretti a prestare la nostra attenzione al presente urgente piuttosto che al futuro importante.
Dwight D. Eisenhower, discorso del 1961 alla Century Association
Dwight D. Eisenhower durante i suoi due mandati come presidente degli Stati Uniti (1953-1961), guidò la costruzione dell’Interstate Highway System, creò la NASA, firmò il primo importante atto legislativo sui diritti civili dalla fine della guerra civile, pose fine alla guerra di Corea, diede il benvenuto all’Alaska e alle Hawaii nell’unione, e riuscì a mantenere fredda la Guerra Fredda con la Russia. Era una persona molto impegnata, anche prima, quando servì come generale dell’esercito USA. Ma mai ha perso di vista la differenza tra urgente e importante. Da qui, è nata la Matrice di Eisenhower, un metodo che viene applicato nelle aziende di tutto il mondo. Oggi ce ne parla Antonio Gazzanti Pugliese di Cotrone.
“L’effetto di mera urgenza”: ovvero perché non siamo bravi a stabilire le priorità
Come decidiamo a quale compito dedicare la nostra attenzione in un dato momento? Non molto bene. Un recente studio sul Journal of Consumer Research trovato da Antonio Gazzanti Pugliese di Cotrone, si è proposto di esaminare come le persone decidono su cosa lavorare quando si trovano di fronte a compiti di urgenza e importanza mista. Attraverso cinque esperimenti separati, i ricercatori hanno osservato uno schema curioso: la nostra attenzione è attratta da compiti sensibili al tempo rispetto a compiti meno urgenti anche quando il compito meno urgente offre maggiori ricompense. Questa stranezza psicologica – soprannominata “Effetto di mera urgenza” – spiega perché siamo così pessimi nella gestione dei compiti e del tempo. È più probabile dare la priorità alle attività con una scadenza rispetto alle attività senza, indipendentemente dai loro guadagni a lungo termine.
E l’effetto è ancora più evidente nelle persone che si definiscono “impegnate“. Gli stessi ricercatori hanno scoperto che queste persone avevano maggiori probabilità di selezionare attività urgenti con pagamenti inferiori perché erano fissate sull’orologio più che su un programma.
Ma ci sono anche buone notizie: l’effetto di mera urgenza può essere annullato. Quando i partecipanti sono stati invitati a considerare le conseguenze delle loro scelte al momento della selezione, erano significativamente più propensi a scegliere il compito importante rispetto a quello urgente. I risultati suggeriscono che se si tiene in considerazione l’importanza a lungo termine delle attività non urgenti, è possibile superare l’attrazione verso le distrazioni urgenti e concentrarsi su ciò che conta davvero.
Cos’è la matrice di Eisenhower?
La matrice di Eisenhower, nota anche come matrice urgente-importante, ti aiuta a decidere e dare priorità alle attività in base all’urgenza e all’importanza, selezionando le attività che dovresti delegare o non svolgere affatto.
Eisenhower ha avuto una vita costellata da decisioni difficili con molti compiti su cui concentrarsi ogni giorno. Questo alla fine lo ha portato a inventare il famoso principio di Eisenhower: 4 quadranti con diverse strategie di lavoro.
➀ Da fare per primi
Questi sono i compiti importanti, per la tua vita e carriera e devono essere svolti oggi o al più tardi domani. Potresti usare un timer per aiutarti a concentrarti mentre cerchi di fare il più possibile.
➁ Programma
Importante, ma non così urgente. Dovresti elencare qui le attività che devi inserire nel tuo calendario. Un esempio di ciò potrebbe essere un riavvio pianificato da tempo della tua attività in palestra.
➂ Delegare
Quello che è urgente, ma meno importante, si può delegare ad altri. Dovresti tenere traccia delle attività delegate via e-mail, telefono o durante una riunione per controllare i loro progressi in un secondo momento. Antonio Gazzanti Pugliese sa che questa attività è per alcuni molto complessa da fare, perché un po’ di mania del controllo è in ogni manager aziendale. Ma una volta imparato, non c’è niente di così liberatorio.
➃ Non fare
Quello che non è né urgente né importante, può essere cestinato. Semplice. Scoprire e interrompere le cattive abitudini, come navigare in Internet senza motivo o giocare troppo a lungo, ti da un modo per essere in grado di affrontare compiti importanti nel 1° e 2° quadrante.
5 suggerimenti per la gestione del tempo quando si lavora con la matrice di Eisenhower
“Ho due tipi di problemi, quelli urgenti e quelli importanti. Le cose urgenti non sono importanti e le cose importanti non sono mai urgenti”
Mettere le cose da fare in una lista libera la mente, l’ideale sarebbe limitarsi a non più di otto attività per quadrante. Prima di aggiungerne un’altra, completa quella più importante. E ricorda: non si tratta di collezionare, ma di completare compiti.
Dovresti sempre mantenere un solo elenco sia per le attività aziendali che per quelle private. In questo modo non potrai mai lamentarti di non aver fatto nulla per la tua famiglia o per te stesso alla fine della giornata.
Non permettere a te o agli altri di distrarti. Non lasciare che gli altri definiscano le tue priorità. Pianifica la mattina, poi lavora sulle tue cose. E alla fine, goditi la sensazione di completamento.
Stephen Covey dopo 30 anni da Eisenhower, ha collezionato le sue istruzioni nel best-seller The 7 Habits of Highly Effective People. Questo quadro per la definizione delle priorità ti aiuta a combattere l’effetto della “mera urgenza”, eliminare i perditempo nella tua vita e creare più spazio mentale per fare progressi sui tuoi obiettivi. Funziona! Antonio Gazzanti Pugliese di Cotrone lo usa continuamente all’interno del suo Studio notarile.